POLITIQUE RELATIVE À LA CONFIDENTIALITÉ ET À LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

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Approuvée par le conseil d’administration et le responsable de la protection des renseignements personnels 

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Mont Expérience Hereford inc. reconnaît l’importance de la protection de la vie privée, de la sécurité et de la protection des renseignements personnels.

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La présente Politique relative à la confidentialité et à la protection des renseignements personnels (« Politique ») vise à vous informer des pratiques de Mont Expérience Hereford inc. en matière de gouvernance de la protection des renseignements personnels. Elle vise aussi à encadrer la sécurité des renseignements personnels collectés, détenus, utilisés, communiqués et conservés.

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La Politique s’applique à tous les employés de Mont Expérience Hereford inc., à ses clients, à ses fournisseurs  et à ses partenaires d’affaires qui peuvent avoir accès, dans le cadre de l’exécution de leurs fonctions, à des renseignements personnels.

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Dans la présente Politique, le terme « client » désigne les clients de Mont Expérience Hereford inc. qui louent les terrains de camping ou des prêts-à-camper offerts par Mont Expérience Hereford inc., de façon temporaire.

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1. Principes généraux de la politique

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Mont Expérience Hereford inc. prend les mesures de sécurité propres à assurer la protection des renseignements personnels collectés, détenus, utilisés, communiqués, conservés ou détruits et qui sont raisonnables compte tenu, notamment, de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support, notamment en s’assurant des éléments suivants :

• L’intégrité des renseignements, de manière à ce que ceux-ci ne soient pas détruits ou altérés sans autorisation ou en contravention aux lois applicables, et que le support de ces renseignements leur procure la stabilité et la pérennité voulues;

• La confidentialité des renseignements personnels, en limitant leur divulgation aux seules personnes autorisées à en prendre connaissance, soit à l’externe conformément aux ententes avec les clients ou à l’interne lorsque ces renseignements sont nécessaires pour l’exercice des fonctions des employés;

• L’identification et l’authentification, de façon à confirmer, lorsque requise, l’identité d’une personne ou l’identification d’un document;

• La conformité aux exigences légales, réglementaires ou d’affaires auxquelles Mont Expérience Hereford inc. est assujettie.

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2. Objectifs de la Politique

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Les objectifs visés par la Politique sont les suivants :

• Définir le type de renseignements personnels que collecte, utilise, communique et conserve Mont Expérience Hereford inc.

• Définir les moyens utilisés par Mont Expérience Hereford inc. pour protéger ces renseignements;

• Préciser les normes d’utilisation, de conservation, de communication et de destruction de ces renseignements;

• Déterminer les droits d’accès, de rectification et de destruction des renseignements personnels par Mont Expérience Hereford inc. quelle que soit la nature de leur support et quelle que soit la forme sous laquelle ils sont accessibles, soit écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre;

• Établir les rôles des personnes impliquées, notamment celui du responsable de la protection des renseignements personnels.

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3. Définition de renseignement personnel

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Aux fins de la Politique, on entend par « renseignements personnels » tout renseignement qui concerne une personne physique, qui permet de l’identifier directement ou indirectement et qui n’a pas un caractère public au sens de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

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4. Quels sont les renseignements personnels recueillis?

 

Mont Expérience Hereford inc. offre la location de terrains de camping et de prêts-à-camper à court terme. Dans le cadre de ces activités, les renseignements personnels nécessaires recueillis, utilisés, communiqués et conservés par Mont Expérience Hereford inc. peuvent notamment être, mais sans s’y limiter :

• Des coordonnées comme les nom et prénom, adresse civique, adresse courriel, adresse IP, numéro de téléphone;

• Des renseignements relatifs à la facturation comme une adresse de facturation, des informations bancaires, un numéro de carte de crédit ou des données de système de paiement;

• Des renseignements relatifs à l’utilisation des services de Mont Expérience Hereford inc. incluant des renseignements techniques ou de connexion (cookies) sur les visites du site Internet de Mont Expérience Hereford inc. ou tout autre renseignement recueilli à travers des témoins ou d’autres outils similaires;

• Tout autre renseignement personnel nécessaire qui peut être demandé et fourni.

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5. Comment vos renseignements personnels sont-ils recueillis?

 

Mont Expérience Hereford inc. collecte des renseignements personnels auprès du client et d’un possible tiers, en personne, par le biais de plateformes sécurisées de partage de fichiers/données, par courriel, par l’entremise de formulaires ou par téléphone. Au moment de la collecte, Mont Expérience Hereford inc., fournit d’emblée et en termes simples et clairs notamment les informations suivantes, et les communique par la suite sur demande du client :

• Le nom de Mont Expérience Hereford inc.;

• Les fins pour lesquelles ces renseignements sont recueillis;

• Les moyens par lesquels les renseignements sont recueillis;

• Les droits d’accès et de rectification prévus par la loi;

• Le droit de retirer son consentement à la communication ou à l’utilisation des renseignements recueillis;

• Le nom du tiers pour qui la collecte est réalisée, le cas échéant;

• Le nom des tiers à qui il sera nécessaire de communiquer les renseignements personnels, le cas échéant;

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6. Consentement à la collecte

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Il est de la responsabilité de Mont Expérience Hereford inc. d’effectuer la collecte des renseignements personnels avec le consentement préalable, libre et éclairé du client en divulguant à l’avance les fins pour lesquelles ces renseignements sont recueillis. Le consentement est obtenu par le biais d’un formulaire de consentement détaillé en termes simples et clairs. 

 

En respect des lois applicables, Mont Expérience Hereford inc. veillera à obtenir un consentement distinct avant d’utiliser les renseignements personnels détenus à des fins qui ne sont pas compatibles avec celles pour lesquelles ils ont été initialement recueillis.

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Toute personne concernée peut, en tout temps, retirer son consentement à la collecte, l’utilisation, la communication ou la conservation de ses renseignements personnels en contactant le responsable de la protection des renseignements personnels de Mont Expérience Hereford inc. Suite à la réception de l’avis de retrait du consentement, Mont Expérience Hereford inc. s’engage à cesser tout traitement des renseignements personnels visés et à procéder à leur destruction irréversible, sous réserve d’une obligation légale ou réglementaire relative à leur conservation.

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Mont Expérience Hereford inc. avisera également toute personne ou entité à qui ces renseignements personnels auraient été divulgués afin que ces personnes ou entités procèdent également à la cessation de leur traitement ainsi qu’à leur destruction irréversible, le cas échéant, sous réserve d’une obligation légale ou réglementaire relative à leur conservation.

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7. Utilisation des renseignements recueillis

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Mont Expérience Hereford inc. utilise des renseignements personnels afin d’offrir un service de location de terrain de camping et de prêts-à-camper sécuritaire, dans le respect des lois applicables et des règles de sécurité et plus particulièrement pour les fins suivantes :

• Vérifier l’identité du client;

• Communiquer avec le client et l'employé;

• Offrir un service de location de terrain de camping et de prêts-à-camper;

• Générer l’émission et le paiement des factures et des états de comptes des clients;

• Gérer les différentes réservations des clients;

• Partager des renseignements personnels à des tiers lorsque nécessaires à l’exécution du contrat de services de location de terrain;

• Tel que cela est permis ou exigé, pour toute obligation ou disposition légale ou réglementaire applicable;

• Faire valoir ses droits, le cas échéant;

• Toute autre fin à laquelle une personne aura consenti.

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Mont Expérience Hereford inc. utilise les renseignements uniquement pour les fins déterminées ci-haut et pour lesquelles le consentement a été obtenu. Ainsi, sauf consentement spécifique, Mont Expérience Hereford inc. ne communique, ne vend, ne loue, ne donne, n’échange, ne partage ou ne divulgue à des tiers quelconques renseignements personnels.

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Ces renseignements sont accessibles uniquement aux employés qui en ont nécessairement besoin pour l’exercice de leurs fonctions et ces derniers sont tenus de respecter le caractère confidentiel de ces renseignements.

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8. Communication des renseignements personnels aux tiers

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Mont Expérience Hereford inc. doit requérir le consentement de la personne concernée avant de communiquer à un tiers un renseignement personnel la concernant, à moins que les lois applicables en autorisent la communication sans ce consentement.

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Mont Expérience Hereford inc. et ses fournisseurs pourraient être tenus de fournir des renseignements personnels détenus en raison d’ordonnance d’un tribunal, d’une enquête administrative ou autre situation prévue par la loi.

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Dans le cadre d'une éventuelle restructuration des activités de Mont Expérience Hereford inc. cette dernière pourrait être amenée à divulguer des renseignements personnels à des acquéreurs potentiels ou existants et à leurs conseillers aux fins de ladite transaction, conditionnellement à des accords écrits de confidentialité préalable de la part des acquéreurs potentiels.

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9. Conservation et sécurité des renseignements personnels

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Tous les renseignements personnels recueillis, quel que soit leur support, sont conservés dans un environnement sécurisé contre l'accès physique ou technologique, la divulgation, la copie, l'utilisation ou la modification non autorisés ainsi que contre la perte ou le vol. Ces mesures de sécurité incluent, le cas échéant, l'utilisation de pare-feu et de serveurs sécurisés, l'encryptage, le déploiement de systèmes et procédés de gestion des droits d’accès appropriés ainsi que d'autres mesures indispensables afin d’assurer une protection appropriée des renseignements personnels contre toute utilisation ou diffusion non autorisée.

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10. Destruction des renseignements personnels

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Les renseignements personnels sont conservés pour la période nécessaire à la réalisation des fins prévues par leurs collectes et par la suite sont détruits. Les renseignements personnels peuvent être conservés au-delà de la réalisation des fins prévues par leurs collectes uniquement lorsqu’un autre délai prévu par une loi s’applique. Ils seront détruits de façon sécuritaire et irréversible conformément aux lois applicables.

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11. Responsabilité de celui qui communique les renseignements

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Tout client qui achemine des renseignements personnels à Mont Expérience Hereford inc. est responsable de l’exactitude de ceux-ci. Le client doit également s’assurer que le système ou l’équipement avec lequel il transmet ou reçoit de l’information est suffisamment sécuritaire. Mont Expérience Hereford inc. ne peut être tenue responsable d’un accès non autorisé à des renseignements personnels découlant d’une négligence ou des vulnérabilités présentes sur l’équipement ou le système d’un client qui achemine ou reçoit des renseignements. Dans l’éventualité où la confidentialité de ses renseignements était compromise ou que son identité était usurpée, le client est tenu d’en informer Mont Expérience Hereford inc. le plus rapidement possible en contactant le responsable de la protection des renseignements personnels désigné plus bas.

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12. Droit d’accès et de rectification

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Toute personne peut demander l’accès aux renseignements personnels la concernant que détient Mont Expérience Hereford inc. Toute personne peut demander la rectification d’un renseignement personnel la concernant que détient Mont Expérience Hereford inc. La demande d’accès ou de rectification est transmise au responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées désignées plus bas. Les droits d’accès et de rectification s’exercent conformément à la Loi, dans les délais prévus à la Loi et sous réserve des limitations et restrictions applicables.

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13. Traitement des plaintes

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Toute personne qui désire déposer une plainte concernant la collecte, l’utilisation, la communication, la conservation, la destruction ou les droits d’accès ou de rectification à ses renseignements personnels par Mont Expérience Hereford inc. doit transmettre sa plainte au responsable de la protection des renseignements personnels de Mont Expérience Hereford inc. désigné plus bas. Mont Expérience Hereford inc. s’engage à traiter la plainte dans un délai de trente (30) jours ouvrables suivant la réception de celle-ci.

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14. Données, témoins et paramètres de confidentialité

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Mont Expérience Hereford inc. recueille des témoins de connexion (« Cookies ») lors de l’utilisation de son site Internet afin d’en assurer une bonne gestion et d’offrir une expérience cohérente, efficace et personnalisée du site Internet.

Un témoin de connexion est un petit fichier de données qui est entreposé sur l’ordinateur ou l’appareil mobile de l’utilisateur. Un bandeau de consentement est automatiquement affiché à l’arrivée sur la plateforme de Mont Expérience Hereford inc. afin de permettre à l’utilisateur d’activer les témoins. L’efficacité de certains services offerts par le site Internet peut être affectée si l’utilisateur refuse l’activation des témoins. Les témoins utilisés se répartissent en quatre (4) catégories distinctes :

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• Les témoins nécessaires;

• Les témoins de fonctionnalité;

• Les témoins de performance;

• Les témoins de suivi.

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Toute personne qui fournit des renseignements personnels suivant le présent article consent à leur utilisation et à leur communication aux fins pour lesquelles ces renseignements ont été recueillis.

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15. Diffusion de la présente politique

 

Mont Expérience Hereford inc. publie la présente politique sur son site Internet et la diffuse par tout moyen propre à atteindre les personnes concernées Mont Expérience Hereford inc. fait de même pour toute modification à cette politique.

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16. Déclaration d’incident

 

En cas d’incident affectant la protection des renseignements personnels, Mont Expérience Hereford inc. prendra les mesures requises pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature se produisent.

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17. Tenue du registre des incidents

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Mont Expérience Hereford inc. tient un registre de l’ensemble des incidents de confidentialité dont elle a fait l’objet, le cas échéant, même ceux qui ne présentent pas de risque de préjudice sérieux.

Mont Expérience Hereford inc. permettra la consultation de ce registre à la Commission d'accès à l’information et pourra lui en fournir une copie à sa demande.

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18. Rôles et responsabilités

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La secrétaire de Mont Expérience Hereford inc. est le responsable de la protection des renseignements personnels et peut être joint à l’adresse suivante : montexperiencehereford@gmail.com  ou au 819 349-8222.

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Entrée en vigueur : La présente politique entrera en vigueur le jour de son adoption par le conseil d’administration de Mont Expérience Hereford inc.

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Le 14 novembre 2023

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